打ち合わせの訪問・日程調整をお願いをするメールはどのように書けば失礼でないか。
最初は戸惑うこともありますよね。
基本を押さえれば、相手に失礼のないメールを送ることができます。
打ち合わせで訪問する際の基本のメール内容は？
打ち合わせの訪問・日程調整するための依頼メールは、件名で打ち合わせの調整したいと分かるようにしましょう。
メールの本文には、
①打合せがいつまでにどうして必要なのか
②候補の日付や時間
③打ち合わせの日程や場所
④返信の期限
を書きます。
返事の期限を指定してもいい？
返事の期限と打ち合わせの日時は、明確にしましょう。
期限を指定していいの？と思われた方もいると思いますが、失礼な事ではありません。
期限を設ける事で相手も予定を立てやすくなります。
訪問・日程調整依頼メール例文
【件名】
｢○○｣打合せ日程の調整
【本文】
○○株式会社 ○○部○○様
いつもお世話になっております。
株式会社○○､○○部の○○です。
進行中の○○について、
恐れ入りますが近日打ち合わせさせて頂きたく、お時間頂戴できますでしょうか。
私の打ち合わせ可能日程です。
〈候補日時〉
○月○日（○）○時～○時まで
○月○日（○）～○時まで
○月○日（○）○時～○時まで
ご都合いかがでしょうか。
もしいずれの時間帯も、ご都合が悪い場合は遠慮なくお知らせ下さい。
ご調整の上、○月○日までにお返事をいただけると幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
注意点
相手の方に失礼がないよう、敬語の使い方には注意してください。
また、候補日は3〜4つを提示しましょう。
候補日が1つでは相手の方が都合がつけにくくなってしまいます。
相手の方が都合がつけやすいように複数候補を書くと、スムーズに日程調整ができます。
効率よく日程調整するために
日程調整には、
①自分のスケジュールを確認
②候補日程をピックアップ
③自分のスケジュールを仮押さえでブロック
④相手にメール
⑤相手からの返信でスケジュール確定
⑥仮押さえを解除し、確定予定でスケジュール更新
という工程があります。
提示した日程で相手が都合が付けられない場合は、再度自分の候補日程をピックアップするところからやり直さなくてはいけません。
相手にとっても自分にとっても手間になってしまいます。
日程調整でメールのやり取りを何往復もしなくていいように、日程調整サービスを活用しましょう。
TimeRexではGoogleカレンダーやOffice365カレンダーと同期して、自分の空いているスケジュールを自動でピックアップすることができます。
メール文には候補日の代わりにURLを入れ、相手に都合のいい日程をクリックしてもらうだけで日程調整が完了します。
何日先までの空きスケジュールを共有するか選べるので、忙しくてなかなか都合が付けられない相手には少し先の予定まで送ることで、日程が決まりやすくなります。
TimeRexなどの日程調整サービスの活用で、効率のいい日程調整を行いましょう。
