新年度や異動の時季には歓迎会が行われますね。
幹事をお願いされて日々の業務と準備に追われている、なんて方もいるでしょう。
会場を押さえて、お店との打ち合わせをして、会費を集めて、席順や式次第・・・などなど。
細かいところまで挙げていたらすごい文字数になりそうです。
今回は、幹事のお仕事の１つ、会計に関わるお話をしたいと思います。
歓迎会の会費を事前徴収したい場合にどうしたらいいのか？についてです。
案内メールでまずはお知らせをする
歓迎会の開催が決まったら、案内メールを出しましょう。
１か月～２週間前までに出すようにすると、参加者もスケジュール調整がしやすいですね。
出欠確認の必要がある場合、早めに出すことで落ち着いて準備を行うことができます。
そして、このお知らせメールに『会費の事前徴収』を明記しておきます。
幹事としては、当日集めるのはバタバタしているから避けたいですよね。
後日集めるのも大金を一旦自腹で支払わなければいけないのでやりたくたいですね。
事前徴収ならば前もって集金することができるので、集金トラブルもなく安心です。
事前徴収メールの書き方
歓迎会の５～３日前になったら会費の事前徴収に伺う旨のメールを送りましょう。
用意がいい人だと、お知らせメールを送った時点でお金の準備をしておいてくれますね。
しかしそういった人ばかりではないので、集金に行く時は少し余裕のある日程を組みましょう。
事前徴収メールの例文
件名：歓迎会の会費事前徴収のお願い
お疲れ様です。〇〇です。
さて、先日お知らせいたしました歓迎会が〇日後に迫って参りました。
つきましては会費（〇〇〇円）の集金に伺いたいと思います。
本日の午後から〇日にかけて伺いますので、会費のご用意をお願いいたします。
尚、ご都合が悪くなりキャンセルされる場合は〇日までにお知らせ下さい。
〇日を過ぎてしまいますとキャンセル料が発生します。
会費のご返金ができませんのでご了承下さい。
お忙しいとは思いますがよろしくお願いいたします。
外出が多い人にも気を配りましょう
メールでお知らせをしても、中にはなかなか集金できない人もいますね。
外出が多い人もいますし、たまたまお休みを取っている人もいます。
前もってわかっている場合には、いつなら都合がいいか聞いておくのもいいと思います。
『都合の悪い方は都合のいい日時をお伝え下さい』など、一言添えてあげるといいでしょう。
たとえどんなに忙しくても、自分の都合ばかりを押し付けてはいけません。
誰もが気持ちよく参加できるように気を配るのも幹事の仕事の１つです。
歓迎会の当日まで事前準備は続きますし、当日も無事に会が終わるまでは安心できませんよね。
幹事としての仕事を最後までやり遂げる一助となりましたら幸いです。
