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幹事必見!飲み会を予約するときの3つの注意点

会社で飲み会の幹事を任された!
元々そういうことが好きな人には問題ないことですが、そういうことが苦手な人も多いのでは?

会場を探して選んだり、予算や料理の内容を決めたり、出席者の仕事のスケジュールをコントロールしたりと、やることはたくさんありますね。
今回は会場の予約をする時に気を付けたいことを3つに絞ってまとめてみました。

出席者のスケジュールを事前にチェックする

より多くの人が集まれるように、出席者のスケジュールを調べましょう。
外回りの営業で時間が自由になりにくい人も多いので、一番多くの人が集まれる日時を、できれば予備の日も含めて集計しておく必要があります。全員が確実に集まれる日というのはなかなか難しいもの。ですから、なるべく多くの人が集まれる日という考え方で調整すると良いでしょう。

集まりやすく帰りやすい立地の範囲を考え、お店を探す

会社からそれほど遠くなく、また、帰宅が困難でない交通手段が身近にあるお店を探しましょう。
いくら有名な良いお店であっても、営業が終わって駆け付ける社員もいることを考え、会社からあまり遠いお店を選ぶのは避けましょう。また、帰宅する際の交通手段も大事な要素です。終電が気になってそうそうに退席するというのもつまらないものです。皆が時間に余裕を持って楽しめるよう、近隣の交通手段のこともしっかり考慮しましょう。

飲み会の予算をしっかり管理する

飲み会では費用が問題になることがあります。当初決めていた予算をオーバーしてしまい、追加で会費を請求しなくてはならなくなったり、幹事が自腹を切って支払ったり・・・。
あまりお酒を飲まない人もいれば大量に飲む人もいます。お店によってはお料理に飲み放題をプラスしたプランで宴会予約が出来る場合もありますが、事前にお店に予約の連絡をする際に、細かく内容を聞き、こちらの予算を説明し、なるべく予算内にきっちり収まるように配慮した方が良いでしょう。

まとめ

せっかくの飲み会ですから、楽しいものにしたいですよね!幹事を引き受けたら、この3つに十分気を付けて、皆が楽しめて、喜んでくれるような飲み会を目指しましょう。
飲み会はお酒も入り、皆が開放的になる場でもあります。普段なかなかコミュニケーションが取りづらい人とも新たに関係を築きやすく、今後の仕事にもプラスになる要素があることを念頭に置いて予算や場所、日時を段取りすることを心掛けましょう。

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