子どもが生まれ、保育園や幼稚園、小学校などに入ると、ＰＴＡや父母会といった保護者同士の集まりに入ることが増えると思います。これは、地域によって内容は違いますが、子どもの健やかな成長と保護者の親睦を目的として、園や学校の行事に協力する他、夏祭りやバザーといった行事を開催したりすることが多いようです。そういった集まりには、役員の入れ替わりや年度の初め等に、懇親会が開かれることがあり、担当になった人が案内状を作成しなければなりません。いざ、自分が担当になったとき、どういった案内状を作ればよいのか書き方に困ることがあるかもしれません。
今回は、案内状の書き方についてまとめてみました。
案内状の役割
案内状には、以下の役割があります。
①通知する・・・目的、内容、主催者、日時、場所、費用などを知らせる。
②招待する。
③出席・欠席をたずねる・・・確保する会場の広さ、宿泊を伴う場合には宿泊用の部屋数、その他用意するものや予算に大きく関わります。
これらを、用途に合わせ、相手にわかりやすく伝えるように作成することが大切です。また、ハガキは往復ハガキを使用し、点線に沿って返信用の分を切り取り、出・欠のどちらかをマルで囲み、投函してもらうようにすると、相手側に宛名を書く面倒や切手の値段がかからず、楽に返信してもらえます。
案内状を出す時期
出席の有無を問うような場合は、なるべく早めに出すようにします。人数が多い場合には、遅くとも1か月前には、参加者から出欠の返答が得られるようにしたほうが安心です。締切日は早めに設定しますが、直近になって予定が変わる人も出てくる可能性があるので、ギリギリまで微調整は必要です。が、早めに返答をもらっていると、そういった調整もしやすいです。
案内状を作ってみよう！～書き方のポイント～
いまどきの案内状はパソコンで作成されることがほとんどです。パソコンが使える方が担当になることが多いですが、あまりパソコンに詳しくない方でも、文書作成ソフトを使用すれば、簡単に作成できます。
①最初に拝啓、最後に敬具の決まり文句の他、季節の挨拶分等も入れるとよいです。また、日頃のお礼やねぎらいの言葉も添えます。
②懇親会を行う目的や参加のお誘いの言葉を盛り込みます。
③連絡事項として日時や場所、できれば会場までの地図などを入れるとわかりやすいです。
④案内状は、通知と出欠をたずねることが最大の目的なので、出欠の返答の締切日はもれのないようにし、会場準備や予算に関係してくるため、締切日は余裕を持って設定します。
⑤先方の住所、名前を記入するだけでなく、返信先の宛名（幹事や事務所）も記入します。宛名の自分の名前に対しては、名前の下に「様」と自ら書くのはＮＧです。へりくだって「行」と書きます。
案内状の例文～卒園の時期～往復ハガキの場合
往信のハガキ側
宛名面→先方の住所、名前を記入します。
文面→拝啓、新春とは申しながらまだ耐えがたい寒さが続いておりますが、みなさまにおかれましてはますますご健勝のことと心よりお慶び申し上げます。さて、早いもので子どもたちはまもなく卒園の時期を迎える事となりましたが、これまでのお互いの慰労ならびに今後の子どもたちのさらなる成長を願いながら、下記の要領で懇親会を開くこととなりました。公私とも何かとご多用かとは存じますが、万障お繰り合わせの上、ぜひご参加くださいますようお願い致します。日時：平成○○年○月○日（○）○時より、場所：○○（住所、電話番号）、会費：○○○円、当日に○○（名前）までお願い致します。準備をいたしますので、○月○日までに出欠をお知らせください。わからないことがあれば、お気軽に役員までどうぞ。
返信のハガキ側
宛名面→返信側の住所、名前を記入。
文面→懇親会に出席します・欠席します、備考欄などを設けてもいいと思います。
文面は、固くなりすぎなくていいと思います。往復ハガキは、往信面と返信面とで書くところが異なるので、作成する際は注意してください。
