せっかくお誘いいただいた懇親会。
けれど、先約があり出られない、または、ちょっとこの懇親会にはあまり出たくない・・などといった場合、欠席の返信をしなければいけませんね。そんな時、欠席のお返事はどう書いたらいいでしょうか。また、欠席理由は書くべきなのでしょうか。
懇親会の欠席の返信内容についてご紹介いたします。
宛先の「行」を「様」に
懇親会のお知らせが往復はがきで来た場合、表の宛先は「◯◯社◯◯部 行」などとなっていると思いますが、この「行」を二重線で消し、「様」ときちんと書き換えましょう。
「御」などの言葉は二重線で消しましょう
裏側の内容では、「御」と付いているものは、二重線で消しましょう。そして、欠席の場合は、「御欠席」の「御」の部分は消し、欠席にところを◯で囲み、「御出席」のところは二重線で消しましょう。
お断りの文面は、はじめに丁寧な言葉を添えて
ただ、出欠だけの返事ではなく、どちらにしても最後に一言きちんと添えましょう。欠席の場合は、簡単な欠席理由を入れるといいでしょう。
その際、はじめは、丁寧な文面で「お誘い頂きまして、ありがとうございます。」などの一言を加えてから書き始めるとよいでしょう。文例として、「懇親会へお誘いいただきましてありがとうございます。せっかくお誘いいただいたのに申し訳ございませんが、当日は親戚の結婚式があり、出席することができません。また次回を楽しみにしております。」や、「いつもお世話になっております。せっかくお誘い頂きましたのに申し訳ございませんが、今回は、都合により出席することができません。また次回を楽しみにしております。」など、相手に失礼のないように理由は何かしらの形で文章にした方がいいでしょう。
あまりだらだらと長く書くのではなく、すっきりとした文章にまとめましょう。
