突然届いた同窓会の案内状。懐かしい友人たちに会えることに嬉しさも募りますが、残念ながらその日は仕事や予定が入っていて参加できないこともあると思います。「出席します」、「不参加でお願いします」とだけ書いても用件は事足りますが、味気ない印象を与えてしまうため、一言付け加えたいところですよね。
今回は、例文もふまえながら、返事の書き方についてまとめました。
返信はすみやかに
卒業してから、引っ越ししたり仕事に就いたり、結婚したりと、みなさん環境が変わっています。その中で、同窓会の参加者の確認やとりまとめをするのはとても大変のものなので、参加不参加関係なく、幹事のことを配慮し、なるべく早く返事をしましょう。
文面は基本礼儀正しく
幹事が親しい間柄の友人であったか、あまり接したことのない関係性の人なのかでは、内容も変わってくると思いますが、基本はビジネスメールと同じように形式に沿った失礼のない言葉遣いで明記しましょう。
お礼と簡単な近況を書く
幹事も、仕事をしながら準備を進めて下さっているので、その大変さと、同窓会を開いてくれることへの感謝を伝えましょう。
また、出席できるのであれば、「みんなに会えるのを楽しみにしています」などと、待ち遠しい気持ちを伝えることができますが、参加できない場合は、不参加の理由を簡単に明記するとともに、自身の近況について一文添えることで、もし当日同窓会で、自身の欠席理由を聞かれた場合に、幹事が答えることができます。
あくまでも出席確認のためのものなので、ダラダラと自身の近況を書く必要はありません。簡単な近況を書く場合は、自慢話やネガティブな話にならないように気を付けましょう。
曖昧な返事はしない
仕事や他の用事との調整のために、すぐ返事ができない場合、いつまでに出欠の返事ができるかを先に伝えておきましょう。また、欠席する場合は、曖昧な書き方にならないように注意しましょう。幹事にとって、返事がこない、出席・欠席の意思がわからないという場合が一番困りますので、伝えにくいことでも、しっかり返事することが大切です。
出席する場合の例文
例文①
このたびは、同窓会の連絡をいただきありがとうございます。ぜひとも参加させて頂きます。卒業して○年、久しぶりの再会を楽しみにしております。
例文②
幹事の皆様、企画をしていただきありがとうございます。ぜひ参加させて頂きます。○年ぶりの再会を楽しみにしております。
欠席する場合の例文
例文①
今回はせっかくの案内でしたが、日程の調整がつかず、残念ながら欠席とさせていただきます。主催者の皆さまには会場手配や通信の発送など、色々お世話になりありがとうございました。同窓会が御盛況のことを心からお祈りいたします。
例文②
ぜひ、皆様とお会いしたいのですが、あいにく当日は前から予定していた用事があり、会に出席することができません。せっかくお誘いいただいたのに大変残念に思っております。○○様にはお世話をおかけしますが、出席される皆様にもどうぞよろしくお伝えください。
例文③
同窓会の案内、ありがとうございました。案内を見ながら、学生時代を思い出し、懐かしい顔を思い浮かべております。是非とも出席したいのですが、当日は子どもの運動会と重なってしまっており、出席することができません。またの機会にお会いできることを楽しみにしております。
まとめ
同窓会には、大変な準備をしてくださっている方がおられるからこそ、開催されるものです。参加するにしても不参加にしても、幹事を困らせないこと、幹事に労いを伝えるなど、幹事のことを考えることも大切です。楽しい同窓会になるように、返事ひとつでも気持ちのこもったメッセージを添えるようにしましょう。
