会合や式典の案内状は守るべき形式が存在します。形式を遵守すれば効率よく作成することが出来ます。案内状の形式は，
①タイトル（件名）
②時候の挨拶
③日頃の礼
④本件
⑤結語
です。また会合・式典の案内では事前に出欠確認を行う場合も多いですので，漏れのないようにします。具体的な例文をみていきましょう。
会合の案内
社内向け・社外向けの案内状があると思いますが，ここでは社外向けの会合案内状についてご紹介します。株主総会や取締役会など格式のある案内状の場合，表現が儀礼的なものになります。社内向けの場合は時候の挨拶などは省いてもよく，用件を箇条書きにするなど簡潔にすることが必要です。
株主各位
第○期 定時株主総会招集のご通知
拝啓，ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。平素より格別のご高配を賜り厚くお礼申し上げます。
さて，当社第○期定時株主総会を，下記により開催いたしますので，ご多用中誠に恐縮ですが、ご出席下さいますようお願い申し上げます。 敬具
なお，当日お差し支えのある場合は，同封の委任状をご利用下さい。別添の参考書類をご高覧いただき，賛否の表示とご捺印のうえ，期日までにご返送いただきますようお願い申し上げます。 再拝
記
日 時 平成△年○月○日（曜日）△△時○○分～
場 所 ○○会館 エメラルドホール
会議報告事項・決議事項
株主総会など委任状が必要な会合の場合は，必ず案内状に同封します。また，参考書類が後日発送の場合はその旨を明記します。
式典の案内
文章としての形式は会合の案内状などの依頼文書と同じです。今回は叙勲祝賀会の案内を例としてとりあげます。｢祝う会｣は本人の栄誉をたたえ，社外に発起人を立てるのが一般的です。この場合は参加者の負担軽減のため会費制にすることもあるので，会費が必要な場合の例文をご紹介します。
○○氏の△△△受賞を祝う会のご案内
拝啓 ○○の候，いよいよご隆盛のこととお慶び申し上げます。
さて，このたび○○株式会社代表取締役社長○○氏が，多年にわたる業界へのご功績により，△△△を授与されました。
つきましては，この栄誉をお祝いし，あわせて今後ますますのご活躍を祈念する祝賀の会を左記の通り催したく，ご案内申し上げます。皆様にはご多用のおりとは存じますが，なにとぞご来臨賜りますよう，お願い申し上げます。なお，誠に失礼ながら今回は会費制にて執り行いたく存じます。 敬具
記
日 時 平成△年○月○日（曜日）△△時○○分～
場 所 ○○ホテル ダイアモンドホール
○△△市○○町○－○
TEL○○○－○○○○
会 費 ○○○○円
その他
・当日は，○時までに受付へお越しくださいますようお願いいたします。尚，粗餐の準備をいたしておりますので，申し添えます。
・授賞式には、礼服着用にてご出席いただきたくお願いいたします。
・当日のご出欠につきましては、別添の葉書にご記入のうえ、△△○○までご返送くださいますようお願いいたします。
発起人代表 ○○○ TEL○○○－○○○○
会合・式典の案内状作成の注意点
・出欠確認が必要な場合は会合の１～２ヶ月前に案内状を送付します。また返信が必要な場合は返信用ハガキまたはFAXシートを案内状に同封します。
・場所が分かりにくい場合は地図を載せるようにします。
まとめ
丁寧な案内状にすると，相手への印象もよりよいものになります。丁寧な案内状とは，必要な情報が見やすく記載され，文章として形式が整っているものです。例文を参考に，目的にあった案内状作成をして下さい。
