打ち合わせの日程調整をメールですると時間がかかる…

営業マンにとって重要な仕事の一つに、お客様との打ち合わせがあります。
自分と相手の二人だけの日程調整は比較的簡単ですが、上司や関連会社の人などを含めた大掛かりな打ち合わせになると、日程調整は途端に難しいものになります。

自分と上司の空きスケジュールを確認し候補日をお客様に提示、同様に関連会社にも提示して、まとまりかけたところでお客様から「都合がつけられない」と返信が来てまた一からやり直し・・・
そんな経験はありませんか？

今回は複数人での日程調整をメールで効率的に行うためのポイントをご紹介します。

メールでの日程調整の欠点

情報をいつでもどこでも手軽に届けられるメールですが、1to1でない場合は重要なメールにもかかわらず「自分には関係ないことだ」と思われたり「情報共有の連絡だから返信はいらない」と誤解されることもあります。

日々受け取るメールは、過去にセミナーに参加した企業からのメルマガや会議の議事録の共有などさまざまです。
つまり、「返信するべきメール」「返信しなくても確認さえすればいいメール」「確認を後回しにしても問題ないメール」が混同しています。

件名から重要な打ち合わせの日程調整の内容とわからず、「後で確認しよう」とそのままにされないように工夫しましょう。

当事者意識と情報共有がポイント

「打ち合わせのための日程調整である」ことがはっきりと分かるような件名をつけましょう。
さらに、どのような打ち合わせなのか内容についても簡潔に表現してあれば、受け取った側に親切です。
例えば「○○に関する打ち合わせの日程調整のご依頼」などがいいでしょう。

当事者であり返信が必要であるという認識をもってもらうことが重要です。

また、メールを送る際は参加者全員に一斉に送るといいでしょう。
個別にやりとりをすると、とりまとめの時に参照する情報が増えてしまいます。
全員で情報を共有しながら進めた方がとりまとめの工数が減るだけでなく、「○○さんが○日都合が悪いなら○日で合わせましょうか。」というようにお互いに気配りができるようになります。

一斉送信のメールに対して、個別で返信をもらっては意味がないので、メール文の冒頭に「必ず全員返信をしてください」と分かるように記載しておきましょう。
間違って送信者のみに返信があった場合は、全員にメール転送することでフォローできます。

情報は全員で共有しながら進めることが重要です。

無料の日程調整サービスを活用する

日程候補を挙げ、ほかの参加者に提示する方法で日程調整をする人も多いでしょう。

もっと日程調整を効率化したい場合は、調整さんのような無料の日程調整サービスを利用し、参加可能な日程に印をつけてもらうという方法があります。
また、TimeRexというサービスではGoogleカレンダーやOutlookカレンダーと同期ができるので、自分の空き予定をピックアップするという工程も省くことができます。