会議進行のシナリオとは
初めて会議の進行役となった場合、どう対処していいかわからず、言葉が詰まってしまうことがあります。先輩や上司の進行手順を見ていても、実際にやってみなければわからない部分があるのです。
会議を上手く進めるための手順は、シナリオとして定型化されています。会議の場に立つ前に学んでおきましょう。
会議の進行は5つ
会議の進行は5つのパートに分けられます。
①始まりの挨拶
②議題の説明
③質疑応答
④決議
⑤締めの挨拶
それぞれのパートにどの程度の時間を取るか、事前に決めておきましょう。5～10分程度なら、ずれこんでも構いませんが、時間を決めずに会議を行なうと、緊張感が失われてしまい、だらけた会議になってしまいます。
もっとも長く取るべきパート
会議でもっとも時間を掛けるべきパートは、質疑応答のパートです。
進行役が全ての疑問に答える必要はありません。参加者から出た疑問をもとに、進行役が参加者へと疑問を投げかけることも大切です。
また参加者の意見を聞き、自身が感じた疑問を投げかけるのも、会議を充実させることに繋がります。どんどん意見を取り上げて、話を膨らませていきましょう。
シナリオに固執しすぎない
会議は意見を交換することが目的です。参加者が自由に発言できるよう、シナリオをがっちり固めて挑むのはやめておいたほうが良いでしょう。
5～10分以上、予定がずれこんでいても、議論が過熱している最中に突然、「時間が来ました」と打ち切るのは愚の骨頂です。
