ビジネス上の取引先の方からパーティや結婚式などのご招待をうけることがあります。先方からの案内状への返信は特に注意が必要です。返信時に失礼になることのないように気をつけて返信しなければ後々禍根を残すかもしれません。
では、どのようなことに気をつけなければいけないのでしょうか？
案内状への返信はなるべく早く！
出席者の数を確定するためにもなるべく早く、できれば２、３日中に返信をしたほうがいいのですが、欠席の場合は注意が必要です。もし早々に欠席の返信をしてしまうと、初めから行く気がなかったのではと思われてしまう可能性もあります。あらかじめ先方に電話等で参加が難しいという旨をつたえてから返信しましょう。
出席欠席の書き方
あらかじめ印刷されている返信はがきの場合、御出席/御欠席 と書かれている「御」を２本線で消し、出席または欠席を丸で囲みましょう。その下に「させていただきます」と書き足します。
結婚式の場合
出席する場合でも欠席する場合でも必ず「ご結婚おめでとうございます。」と書き足しておきましょう。
欠席の場合は心遣いが必要
欠席する場合は「（欠席）させていただきます。」だけでは失礼になりますので、「大変残念でございますが所用のため（欠席させていただきます）」のように参加できないのが本当に残念であるということを書き添えておきましょう。
ビジネスマナー：～行を消して～様または御中と書き換えよう
相手はへりくだって「～行」または「宛」とかいてきますが、「行」「宛」を２本線で消し、「様」または「御中」に置き換えましょう。
御中？様？どちらが正解？
ビジネスにおいても送り先の宛名につける敬称は個人名の時は「様」で、法人、団体の場合は「御中」となります。会社名+個人名のような場合は「株式会社○○ △△様」のように「様」だけを使います。
自分の名前・住所などの書き方
こちらの住所氏名などを記入する欄には普通「御住所」「御芳名」などと書かれていますが、ここも「御」や「御芳」の部分を２本線で消してから自分の住所や名前を記入します。
まとめ
- 返信は早めに。欠席をする場合は前もって電話等で連絡を。
- 「御」「御芳」は消しておこう。
- ～宛、～行は、～御中、～様と書き直そう。
いかがでしたか？せっかく案内状をいただいたのだから、なるべくなら参加したほうが良いのですが、どうしても参加できない場合は相手方に失礼の無いように返信したいものです。
そのためにも、ビジネスマナーを身につけてお互いに気持ちよく接していけたらと思います。
