ビジネスメールで、壮行会や歓迎会などの案内メールを送る時は、たとえ内容が参加自由で勤務時間外の宴会であっても開催内容が確実に対象者全員に伝わるように書きましょう。案内文だとしても礼儀は忘れずに書くことを意識しましょう。
基本形は5W1Hを押さえる
例文定型は以下の通りです。
総務部 各位
件名：壮行会のご案内 お疲れ様です。
ご承知の通り、この度の人事異動で、◯◯課長がアメリカ駐在員事務所所長に就任されることになりました。
つきましては、下記の通り◯◯課長の壮行会を開催いたします。 万障お繰り合わせの上、ご出席いただきますようよろしくお願いいたします。
記 日時：◯月◯日 18時00分〜20時00分
場所：レストラン◯◯（△△通り）
電話： 0123-456-7890
会費：◯◯円（記念品代含む） 当日会場で徴収いたします。
幹事：総務部 ◯◯ （内線：1234）
出欠連絡：◯月◯日までご連絡下さい。
と簡潔にわかりやすく書きます。5W1Hとは、who（誰が）、what（何を）、when（いつ）、where（どこで）、why（どんな目的で）、how（どのように）という意味になります。
冒頭に壮行会の趣旨を明記
社内で壮行会が開催されるのは、多くは人事異動に関する場合です。特に、赴任地が海外であったり、就任ポストが新規事業とか重要プロジェクトなど通常の異動に加えて、期待度が大きい時に開催される場合などよくあります。お世話になった方が異動される送別会とは少し変わり、「激励」の意味が強くなります。お店も少し高級なところで開かれることが多いです。
定型文プラスα
例文定型の趣旨文章を少し変え、もっと壮行会らしい表現にするとこうなります。 「◯◯さんが遠く離れた海外の地に赴任されるにあたり、これまでお世話になったお礼に加えみんなで激励することを目的に、今回壮行会を開催することになりました。皆様のご参加をお待ちしております。」このように書くこともあります。
まとめ
例文のように簡潔に書くのがポイントです。念のためですが、一括発信メールで対象者全員にメールを送りますが、本人へは発信しないようにくれぐれも注意しましょう。会費が書かれていることもありますが、あくまで主賓なので直接案内するのが礼儀です。また、主賓の方の都合のいい日を先に聞いておき、そこで日程調整するのが礼儀なので、注意しましょう。
