会議に参加しても、どのような内容なのか、どのように進行するのかが理解できなく、また、議論の的が絞られていないために、突然関係のないことを発言する人が出て、議論が前に進まない事もあるでしょう。こういった会議では、大事な時間を会議に割いたのに、無駄な時間を過ごしてしまい、もったいなく感じてしまいます。
そういったときに、会議をスムーズに進めるために、きちんとした進行表があれば、無駄な時間でなくなり、有意義な会議を行えるようになります。
アジェンダとは
アジェンダとは、会議の目的や流れなどを示すもので、有意義な会議を行うために必要不可欠なものです。アジェンダは、予定表を意味する英語に由来する言葉で、各種分野で行動計画やスケジュール帳などを意味する事もありますが、会議に関する場合は、『会議を円滑に行うための予定や議題』を指します。アジェンダは、会議を進行する人が作成しますが、主催者だけがアジェンダの内容を理解するだけでは不十分です。
会議の参加者全員がアジェンダを十分に理解していないと、有意義な会議にはなりません。そのためには、会議の前に、アジェンダを参加者全員に配布し、ある程度内容を説明しておくことで、参加者も会議に向けて事前に準備ができます。当日の会議がスムーズに行える環境を整えることが大切です。
アジェンダの重要性
アジェンダの役割には大きく3つあります。
1. 会議の目的を明確にする
どのような目的によって会議が開催されるかを明らかにする必要があります。会議の目的がはっきりしていないまま会議を行ってしまうと、会議に参加した人が何を発言したらいいのかわからずに、意義のある議論をすることができません。
同じ顔触れで集まっていると、目的があやふやなまま会議をすることも少なくありませんが、有意義な会議にするためには、具体的な目的を設定する必要があります。
2. 会議で決定するべきことを明確にする
何を決めるのかわからず意味もなく議論をするだけでは無駄な時間を過ごしてしまいます。具体的に決定するべき項目を参加者に周知することで、関係のない内容に話が流れてしまうことなく、効率的な話し合いができます。また、決定するべき項目が、多数ある場合は、会議の時間内に収まるようにし、項目を取捨選択する必要があります。
無理に決定事項を盛り過ぎてしまうと、議論が出尽くさないところで、決定しなくてはならない事態になってしまう可能性があります。
3. 会議の進行方向を明確にする
会議の進み方が不明確だと、いつ発言するべきなのかわからず、発言したいことがってもタイミングを逃してしまう可能性があります。会議で必要な情報を得たり発言するために、具体的な進行方向を参加者全員が事前に知っておく必要があります。
アジェンダの書き方
上で説明した内容を盛り込んで、アジェンダを作成しますが、具体的には、
会議名→適切な会議名を記入します。
会議の目的→簡潔に分かりやすく記入します。会議の目的によって、誰が参加するべきか決めるため、実態に沿った会議の目的を書く必要があります。
参加者→会議の参加予定者は、自分の名前があるのを確認して、会議に出る予定を空けておくことができます。
会議時間→予定通りに会議が行われないと、出席できなかったり、途中で退席しなくてはならない場合も出てきますので、開始と終了時間に加えて、どのような時間配分で会議を行うのか、詳しく書いておけば、興味のある内容のときだけ、出席を希望する人もいるかもしれません。
場所→会議の開催する場所を明記します。会議は社外でも行う場合があるため、後日確認のためにも、記載しておく必要があります。
議題→会議で話し合う予定の項目を明示します。参加者は、アジェンダに書かれた議題以外のことを話し合う予定をしていないので、関係のない話題が出ても、即座に議論の元に戻すことも必要です。
配布資料→配布される資料についても、名称やページ数などを具体的に明記します。できれば、事前に資料を配布し参加者に事前に目を通してもらうようにしておけば、より効率的な会議を進めることができます。
といった内容をアジェンダに記述します。アジェンダの書き方は、あまり内容を詰め込み過ぎると、見るのが億劫になってしまい見ない人も出てくる可能性があるので、あまり文章を多くせず、A4サイズにまとめるようにします。
まとめ
一度、テンプレートを作っておけば、次作るときも、それに沿って作れるので、書き方に悩むことなく、時間短縮にもなりますが、テンプレートに頼り過ぎると、会議の内容が固定化されてしまう可能性もあるので、注意が必要です。
会議の内容は毎回異なるので、テンプレートを参考にするにしても、内容は十分に検討を重ねるようにしましょう。
