私たちの職場では定年になる方、さまざまな理由で転職される方、転勤される方などを送るための送別会をすることがあります。送別会をするとき、送り出される本人宛の案内は何に注意し、どのように書くのがいいのか確認をしていきましょう。
送別会の本人宛の案内状を作るときの注意点
まずは退職あるいは転勤される方の送別会の本人宛の案内状をつくる時の注意点を幾つか見ておきましょう。
本人の名前を間違えない
どんな場合でも名前を間違うのは最悪です。名前を間違うと本当に慰労されているのかと疑われてしまいます。「渡辺」と「渡部」など、変換間違いがないか確認しておきましょう。
本人が主賓であるということを伝える
この会が本人のために開かれるということを伝えて、皆が本人との別れを惜しみ、今後の幸せを願っているということをわかってもらえるようにしましょう。
失礼のない文章を心がける
相手が目上の場合、言葉遣いなどに注意して文章を書きましょう。主賓本人への案内は相手に失礼にならないように配慮し、その上で簡潔で分かりやすい文にしましょう。そして必ず退職される本人の労をねぎらい、今までお世話になったことにお礼の言葉を添えましょう。
早めに案内を送るようにする
普通は退職当日が歓送会の当日である場合が多いですが、本人の都合もあるのであらかじめお伺いを立ててっておきましょう。案内状を送る場合もあまりギリギリに案内をすると参加者が集まらなかったりする可能性があり、相手に失礼になりますのでなるべく早く、できれば１ヶ月前くらいにお伝えしましょう。
費用については書かない
本人宛の案内状には費用については書きません。主賓である本人からは費用は頂かないで他の参加者からの招待という形で行うのがマナーです。
幹事の連絡先を書いておく
本人の都合もあるので幹事の連絡先は必ず書いておきましょう。
会場の情報を添えておく
日時、場所はもちろんのこと、できれば案内地図も添えておいたほうがわかりやすいですね。メールなどで送付する場合はその会場のURLなどを添付しておくとなお良しです。
例文１．定年以外で退職される方の場合
○○さん（または役職名）
○○課でのご活躍お疲れ様でした。これまで○○さんにはたいへんお世話になり、私たち一同感謝しております。寂しくなりますがこれからの新天地でのご発展ご活躍をお祈りしております。
つきましては○○さんの新たなスタートを祝して歓送会を準備させていただきましたので、お忙しいとは思いますが、是非御出席くださいますようお願い申し上げます。
日時：○月○日 場所：～ （会場URL https://************)
幹事△△ 連絡先090＊＊＊＊＊＊＊＊ e-mail :xxxxx@xxxxxxxxx
例文２．定年退職される方の場合
○○部長（または○○さん）
この度は役職を全うされてのご退職、本当にお疲れ様でした。部長にはいつも熱心にご指導いただき部下一同心より感謝致しております。
つきましては○○部長の第二の人生のスタートを祝って歓送会を準備させていただいておりますので、ご多忙なこととは存じますがぜひとも御出席いただきますようお願い申し上げます。
日時：○月○日 場所：～
幹事△△ 連絡先090＊＊＊＊＊＊＊＊ e-mail: xxxxx@xxxxxxxxxx （会場URL：https://************)
例文３．栄転される方の場合
○○課長（または○○さん）
この度は次長にご栄転とのこと、誠におめでとうございます。ひとえに○○様のご活躍と努力の賜物と一同敬服しております。
これからもいっそうのご活躍とご発展を心よりお祈りしております。
つきましては○○様への感謝をこめて歓送会を準備しておりますのでお時間を頂いて恐縮ではありますがぜひとも御出席頂きたく存じます。
日時：○月○日 場所：～
幹事△△ 連絡先090＊＊＊＊＊＊＊＊ e-mail:xxxxx@xxxxxxxxxxxx （会場URL：https://************)
まとめ
- 名前を間違えるなど相手に失礼の無いようにする。
- 費用のことは書かない。
- 案内状は早めに送る。できれば１ヶ月前には送る。
- 幹事の連絡先を書く。
- 会場の情報を詳しく書く。
いかがでしたか？せっかくの歓送会ですから、主賓本人の今までの感謝を伝え、労をねぎらってこれからの幸せを願う気持ちを伝えましょう。そして新天地へ赴く退職者の方を気持ちよく送り出してあげたいですね。
