案内状や招待状を受け取った時、必ずしも参加できるとは限りませんよね。事情があり、やむを得ず欠席しなくてはならないこともあるでしょう。そんな時、案内状の返信の仕方にもマナーがあります。いざという時に慌てないためにも、欠席する場合の案内状の返信の書き方を確認しておきましょう。
返信時に不要な敬語部分を消して欠席を丸で囲う
まずはご出席の文字を二重線や寿の文字などで上書きして消します。さらに欠席の頭についている御の文字も同様に消しましょう。そして「欠席」という二文字をぐるりと丸で囲います。さらに、住所や名前についている「御」や「ご芳」など、受け取り側を敬う表現となる文字を二重線や「寿」などの文字で消します。この「御」などを二重線で消したり文字上書きをすることは、出席でも欠席でも同様の返信時のマナーになります。
メッセージを添える
お祝い事などの案内状の場合は、まずは先方へお祝いのメッセージを書き添えましょう。その上で、簡単に欠席する理由などを書き加えます。この場合決まりなどはありませんが、「あいにく◯◯の為、欠席させていただきます。」とするのが一般的でスマートな書き方です。ただし、返信したはがきを誰が見るかはわかりませんので、あまりにも砕けたり常識を外れたメッセージは控えた方がいいでしょう。
欠席の理由に気をつけて
葬儀や弔辞、ケガや病気などで参加ができない場合は、理由をぼかして書きます。お祝い事に水をさしてしまわぬようにという配慮です。理由ははっきりかかず、「やむを得ぬ事情の為欠席させていただきます。」などと記入すればOKです。
表面も確認して！
表の宛名も必ず確認することも大切です。宛名の最後の敬称が「行」や「宛」となっている場合が一般的です。このような場合も、「行」などの文字は二重線で消して、その横あたりに宛名より少し大きめに「様」と書いて郵送しましょう。
参加できなくて申し訳ないという気持ちも大切
欠席する場合は、案内状をもらってすぐに返信するのではなく、少し日にちを置いてからの方が良いとされています。受け取って早々に欠席の返信をしてしまうと、「はなから出席する気がなかったんだ」ととられかねません。いろいろ調整してみたけれどやっぱり・・というスタンスも大切です。
また、できることであれば欠席する旨をはがきの返信だけで済ませず、一言電話などで事前に連絡をすることも大切なことです。形よりも気持ちを重んじることで、より申し訳ないという気持ちが伝わる事でしょう。
