皆さんは、「会議体」とはなにか正確に理解していますか。
正しい「ビジネス用語」を知ろう
ビジネスの世界では、ビジネス用語を正しく理解していることが大切です。
分かりやすく説明すれば分かることでも単語として使われると分からないことがあります。
しかし、ビジネスマンはそうした単語をいちいち説明してくれません。
それはスピードを求められるビジネスの世界では、ビジネス用語を使って早く物事を進めることが必要だからです。
さらに、ビジネス用語を使って、お互いの意識に違いをなくすという役割もあります。
多くのビジネス用語は業務の中で覚えていきますが、なかにはあまり使われなかったり、使われていも間違って使われたりして正しく覚えていないものもあります。
間違いやすいビジネス用語の一つ、「会議体」について説明します。
「会議体」とはなんでしょう
会議体とは、ある目的のために複数の人が集まり、具体的な意識決定を行うものです。
一人で決められないことを、複数人で挙手や投票により、採決します。
一人で決めてしまったり、何も決定しなかったりするものは、人が集まって話し合ったとしても会議体とはいいません。
代表的なものとして、役員会、理事会、株主総会などが挙げられます。
会議体とは呼ばれないものは、いわゆるミーティングです。
進捗状況の確認など報告のみで終わるものは、会議とは呼んでも、会議体とはいいません。
決定方法も大切です。
いわゆる鶴の一声で決定されるものは会議体とはいいません。
そう考えると、日本の会社の中には、会議はたくさんありますが、会議体として機能しているものは少ないことでしょう。
良い「会議体」をつくるためには
ここまで見てきて分かるように、会議体には決定すべき事項あります。
決定事項の単位ごとに採決を行うようにするようにします。
複数の決定事項をまとめて議論したり、まとめて採決したりすることはおすすめできません。
どのようなメンバーで行うかも大切です。
会議体は継続して行われることが通常です。
どうしようもない場合というものは存在しますが、基本的に継続して全員が出席できるように選定します。
実施のたびに、誰かが休んでいるような状況だと、一度決定されたことが、覆されることになりかねません。
また、新たな決定事項がでた場合に、新たな会議体が必要かどうか検討します。
会議体をつくることは容易ではありませんから、既存の会議体で済ませたい気持ちになることは分かります。
しかし、既存のメンバーが決定事項を検討するのに必要なメンバーでないことも考えられます。
そうしたときに、正しい決定ができるでしょうか。
手間はかかっても、メンバーを検討し、必要であれば新たに会議体を組織します。
まとめ
会議という言葉は良く使われますが、会議体という言葉は使われる場面が少ないと思います。
それは役員会、理事会といった名称で呼ばれることがほとんどだからです。
会議体という言葉がでてきたときに分からないというがないようにしっかり確認しておきましょう。
