日程調整サービス『調整さん』が運営する新しいメディア

案内状の書き方のコツ 〜ビジネス編〜

ビジネスに関するあらゆる案内状は、大切な取引先やお得意様に見て頂く大切なものです。
いわゆるビジネス文書として、最低限守らなければいけないマナーやルールというものがあります。
それを見ただけで相手に与える印象が大きく変わってしまうという意識を持って文面やデザインを考えたいもの。
上手に案内状を書く上で知っておきたいコツをまとめてみました。

案内状を作る上で使えるツール

代表的なものはマイクロソフト社のOFFICEに搭載されたWORDでしょう。
これにはあらゆるビジネス文書に使えるテンプレートも豊富に用意されていますし、使い方が分からなければYouTube上でもその使い方が公開されています。

案内状というものを充分理解しましょう

まず案内状が持つ役割を理解しましょう。案内状とはつまり、相手をご招待する為のツールですから、目的を明確にする必要があります。
次に案内状を送る時期を考えましょう。相手のあることです。イベントの間近に相手に届くようでは意味がありません。相手に事情も考慮し、最低でも1か月くらい前には相手に届くように心掛けましょう。
次に案内状の文面を考えましょう。冒頭には季語を交えた短めの挨拶文を入れ、続いて本題のイベントの正確なご案内を入れます。

案内状に対する返事が来た場合には丁寧にお礼状を送るのがベスト

こちらのご招待にご参加頂けるお返事が来た場合、忙しい中をご参加頂けることへの感謝を込めて、丁寧なお礼状を送るのがベストだとされています。お礼状でなくてもお付き合いの長い相手であれば電話で直接お礼を言うのも良いでしょう。

まとめ

会社が取引先をご招待する案内状とは、名刺と同じくらいその会社の顔とも言える大切なツールです。その文面一つで相手に与える印象が大きく変わってしまうということを常に意識しましょう。

この記事を読んだ方はこんな記事も読んでいます