社会人だけではなく、上下関係が生まれるコニュニティの中では目上の人に対してお伺いを立てなければならない場面は少なからず発生します。
そんな時の言葉使い・文章はとても大切。
自分が何気なく発した言葉でも、相手が素直に受け取ってくれず、返信から深く考え込む結果になるかもしれません。
考え込む必要がないように簡素な返信を獲得するためには、文章に工夫が必要です。
今回は「打ち合わせ」をテーマに簡素な返信を獲得するためのメールの送信についてご紹介します。
簡素な返信を獲得し、自分も相手も気持ちよく仕事を進めましょう。
打ち合わせ依頼メール文の構成
打ち合わせ依頼メール文の構成は、大きくわけて３つの部分から作るのが良いでしょう。
①序文
②本文
③結びの言葉
序文に関しては、まず何のためのメールであるのかをしっかりと明記するように心がけます。
本文には、「打ち合わせの日時」「場所」「持ち物」「打ち合わせ内容」などを書きます。
打ち合わせ日時については、相手のスケジュールがわからないので候補日程を3つほどあげ、相手に選んでもらいましょう。
自分の都合のいいスケジュールだけで日時を指定するのは失礼にあたります。
最後の結びの言葉は、簡潔に記すことが望ましいです。
「お忙しいところ誠に恐縮ですが、よろしくお願いいたします。」などの簡素なものがより好ましいでしょう。
詳しい内容は打ち合わせ当日に話しをすればいいので、文面上で詳細に記すことは本来の目的から逸脱することになります。
目標は「承知しました」などの簡素な返信を受け取ることです。
ポイントと注意点
大前提として、依頼メールに用いる敬語は謙譲語です。
尊敬語は相手を高めて敬う気持ちを表し、謙譲語はへりくだった言い方で相手への敬意を表します。
「行く」は「伺う」
「もらう」は「いただく」
などの使い分けを意識しましょう。
間違っても自分の存在を相手よりも上に置くような言葉使いにならないよう、注意してください。
併せて、ポイントを明確にすることも大切です。
時間・日時・場所はもちろんのこと、場所に関して不安があるのであれば地図を用意しておく気配りがあるといいでしょう。
相手の返信に質問が入っていなければ、依頼メールとしては合格です。
打ち合わせメール例文
【件名】
○○の打ち合わせの件
【本文】
○○株式会社
営業部 山田和夫様
いつもお世話になっております。
株式会社○○○の村田です。
先日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。
早速ですが、先日お話いただいた○○の件について打ち合わせをお願いしたく存じます。
つきましては、下記の日程でご都合のよい日をお知らせいただけないでしょうか。
１.○月○日（○）○時～
２.○月○日（○）○時～
３.○月○日（○）○時～
御社にお伺いしての打ち合わせを想定しております。
上記以外の日程・場所でも調整できますので、ご指定があればご連絡ください。
以上、お忙しいところ誠に恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
日程調整をよりスムーズにするテクニック
相手のスケジュールがわからない以上、依頼メールでは候補日をピックアップして相手に提示するのが一般的です。
しかし、提示した候補日では相手の都合が悪く、候補日を再度ピックアップしなければならないこともあります。
また、候補日として連絡したことを忘れていて、他の予定が入ってしまうなどのダブルブッキングの危険もあります。
そのような手間と危険を避けるためには、日程調整サービスを利用するといいでしょう。
TimeRexではGoogleカレンダーやOffice365カレンダーと同期して、自分の空いているスケジュールを自動でピックアップすることができます。
メール文には候補日の代わりにURLを入れ、相手に都合のいい日程をクリックしてもらうだけで日程調整が完了します。
自分の最新の予定が反映されるため、ダブルブッキングの心配もありません。
TimeRexなどの日程調整サービスの活用で、ワンランク上のスマートな打ち合わせ依頼メールを送りましょう。
