懇親会の案内状を送る際に、どのような内容にすれば良いのか？失礼の無い内容にまとまっているかなど、気になりますよね。
今回は、そんな懇親会案内状の書き方をご紹介します。
案内状の全体の流れ
社内懇親会の案内状のポイントをご紹介します。まず、「件名」はシンプルがベストです。なぜなら、職場では様々なメールを受け取っているので、受け取った相手がパッと見て分かるものが良いからです。そして、次は「本文」です。毎年行われるような恒例の行事であれば、季節の挨拶を入れると丁寧ですが、そうでなければ、「お疲れ様です」でも十分です。主となる文章としては、必要事項を端的に記しましょう。
必要事項とは、日時、場所、会費、お店の地図、出欠の返信期日などです。
文章としては、例えば「日頃の慰労を兼ねて、下記の通り懇親会を開催いたします」といったような感じです。そして結びに持っていきましょう。
懇親会の案内を送るときのマナー
まず、１つめに懇親会の案内状を出す時期ですが、仕事やプライベートとの調整がつきやすいように、
通常は1ヵ月前、遅くても２～３週間前には相手に届くようにします。
２つめは、懇親会の目的を必ず記すことです。例えば、同じ懇親会であっても、交流を深めるものなのか、情報交換を目的とするものなのか、日頃の慰労なのかといったことです。
そして３つめですが、相手が返信しやすいように、配慮をしましょう。社内での案内となれば、最近ではメールの場合が多いでしょうが、ハガキなどで案内を出す場合は、返信用のハガキを入れたり、往復ハガキで送るなどです。
そして、最後に質問などに対応できるように、問い合わせ先を明記するようにしましょう。ちなみにメールで案内を出す場合は、勤務中に案内を出すことが多いと思いますが、比較的どの人も余裕のありそうな時間を選んで送信することをおススメします。
チェックポイント
まず、ポイント１つめは、会費を徴収する場合は、当日キャンセルが出た場合の費用についても事前に記しておくことと親切です。
ポイント２つめは、メールなどでの返信などを利用して、多数決で懇親会のお店を決めないことです。上司の意見を聞くようにしましょう。
そして、ポイント３つめは文章についてです。最後の結びは「是非ご参加ください」でも問題はないのですが、「お忙しいとは存じますが、是非ご参加ください」と少し言葉を付け足すだけで、丁寧な印象を受けますのでおススメです。
ちなみに挨拶などは文章でも構いませんが、懇親会の詳細は箇条書きにして見やすくすることを心掛けましょう。
そして、最後のポイントとしては、会社などの場合は、社内独自の習慣などがあるかもしれないので、メールで案内を出すのであれば、メールボックスに過去の案内状がある場合はそれを参考にしながら作成するのもいいかもしれません。
懇親会案内状例文
社員各位
営業部長 山田太郎
社内懇親会のお知らせ
日頃の営業活動ご苦労様です。
このたび、営業部内の交流を深めるべく、懇親会を下記の日程で開催いたします。
お忙しいとは思いますが、皆さま是非参加いただきますようお願いいたします。
記
日時：○月○日（○） ○時～
場所：○○ホテル ○○の間（地下鉄○○駅 徒歩５分）
東京都○○区○○町○－○
ＴＥＬ：○○－○○○－○○○○
会費：３,０００円 （当日受付にて）
尚、会場準備の都合上○月○日までに、村上まで出欠をご連絡ください。
以上
担当：村上敏夫（内線２１）
（○○＠○○○○○）
懇親会案内状のポイントまとめ
- 社内向けなので、堅苦しくなり過ぎないようにしたいですね。
- 案内状は、人数が多い場合は１か月前には相手に届くようにしましょう。人数が少ない場合でも、２週間前に は出しましょう。あまりギリギリだと参加者のスケジュール調整が難しくなります。
- 会場の準備が必要な場合は、出欠確認の締切日は余裕を持ちましょう。
- 会場が分かりにくい場合は、簡単な地図を添付しましょう。
- 会費も事前に知らせた方が、参加者としては安心です。
- 問合せ先は必ず入れましょう。内線やメールアドレスを明記しておくと、親切ですね。
