懇親会の中には、招待状が届く改まったものもあります。その中には、返信用のはがきが入っていてそちらで出欠をお知らせすることになります。
しかし、この返信はがきを正しく書けていますか？
もしかすると思いがけず失礼な返信を送っているかもしれません。正しい書き方を身につけましょう。
最低限心がけたいこと
返信用はがきは、招待者が作成していますから、招待者からあなたへの敬意が込められています。
それをそのまま返信してしまうと、自分自身に敬意をはらった尊大なはがきになってしまいます。
表面の訂正箇所
表書きには、招待者の宛先が書かれていますが、ここには「○○○○行」となっていると思います。
これは、招待者が自分を謙った表現ですから、「行」の文字を二重線で消して、個人名ならば「様」、団体名であれば「御中」と書き添えましょう。
裏面の訂正箇所
裏面は実際の出欠を記入する箇所と誰からの返信か分かるようにあなたの名前や住所が書く欄があると思います。
出欠の欄は、「○をつけてください。」となっていることが多いですが、ここはただ○をつけるだけでは不十分です。
「ご出席」「ご欠席」または「御出席」「御欠席」となっているので、「ご」「御」の文字を二重線で消します。
欠席の場合に、○をつける欠席のほうだけでなく、出席も消すことを忘れないようにしましょう。
さらに自分の名前・住所を記入するところも、「ご芳名」「ご住所」または「御芳名」「御住所」となっています。
ここも、「ご」「御」の文字を二重線で消しますが、名前のところは「芳」まで続けて消します。
ワンランク上の心遣い
必要なところを訂正し、出欠を記入すれば最低限の礼は尽くせていますが、懇親会を準備していただいている人へのさらなる心遣いがあるとさらに良い返信はがきになります。
空いたスペースなどに心遣いの一言を添えてあると受け取るほうも嬉しいものです。特に欠席する場合は、ぜひ書き加えましょう。
書く内容は、理由を添えた欠席することのお詫びの一言と感謝の言葉です。さらに、懇親会の成功をお祈りする言葉あれば尚良いです。
例文
- 当日、所用のため欠席させていただきます。会の盛況をお祈りしております。
- ただいま忌中につき会への参加はご遠慮させていただきます。懇親会の準備ありがとうございます。
- 今回はご遠慮させてください。次回への参加を楽しみしております。
- ご招待いただきありがとうございます。所用のため欠席させていただきます。楽しい会になることをお祈りしております。
まとめ
簡単に思える返信はがきも、心遣いをもって書けばそれだけで心温まるコミュニケーションになります。
しかし、一番大切なことは準備に忙しい招待者のために、締め切りに余裕をもって間に合うように早めにだすことですので、忘れないように受け取ったらすぐに書くようにしましょう。
