懇親会の案内状やメールが届いたけれど、先約があって出席できない・・・。
そんな時、欠席の返事はどのように出したらいいのでしょうか？
相手に失礼のないように、自分が恥をかかないように、返事を出したいですよね。
今回は、返信ハガキとメールでの返事の書き方について見ていきましょう。
欠席の返事の書き方＜返信ハガキ＞
懇親会の案内状と一緒に、返信ハガキが同封されていることが多いと思います。
宛名面には、幹事の名前の下に『行』や『宛』と書かれています。
裏面には、出欠の確認と住所や氏名を書く欄がありますよね。
受け取った相手を不快にさせないために、書くべきことと消すべきものを理解しましょう。
御出席・御欠席
『御出席』を二重線で消します。
『御欠席』の『御』を二重斜線で消して、『欠席』を〇で囲みます。
御住所
『御住所』の『御』を二重斜線で消して、『住所』とします。
御芳名
『御芳名』の『御芳』を二重線で消して、『名』とします。
宛名の『行』や『宛』
『行』や『宛』を二重斜線で消します。
相手が個人の場合は『様』、会社や部署名の場合は『御中』と書きます。
一言書き添えると◎
欠席をただ〇で囲っただけではそっけない印象を与えてしまいます。
必ずしも余白に一言書かなければいけないというわけではありません。
しかし、準備をしてくれている幹事へ労いとしての一言を添えると好印象ですね。
一言添える場合の文例
ご連絡頂きありがとうございます。
今回は残念ながら所用のため欠席させて頂きます。
次回は参加したいと思っておりますので、皆様によろしくお伝え下さい。
欠席の返事の書き方＜返信メール＞
懇親会の案内がメールで届いた場合、どのように返信するのがいいのでしょうか。
ビジネスマナーを守って、相手に失礼な印象を与えずに返信したいですね。
今回は、社外で行われる懇親会への返信メールについて見ていきます。
件名は変えずに『Re:』を付けて返信する
件名を変えてしまうと、相手が何のメールか一目でわかりません。
相手が忙しかったりした場合、メールが埋もれてしまうこともあります。
一目で用件がわかるように、件名はそのままで『Re:』を付けて返信します。（ほとんどのメールソフトは『Re:』を自動で入れてくれるはずなので、件名を変えないことだけを意識しておきましょう。）
宛名を書く
宛名を書くことはビジネスマナーでもあります。
懇親会の欠席メールだからと言って省略していいものではありません。
出欠の意思ははっきりと伝える
出席するのか、欠席するのか、はっきり伝えましょう。
どちらかわからない曖昧な返信は、相手を混乱させてしまいます。
また、結局どっちなのかわからないため、再度問い合わせをしなければいけません。
お互いに手間が増えるだけなので、出欠ははっきりと伝えます。
返信メールの文例
件名：Re:懇親会のご案内
〇〇〇〇株式会社
〇〇部 部長 〇〇 〇〇 様
お世話になっております。
この度は、懇親会のご案内を頂きましてありがとうございます。
残念ながら、懇親会が開催される〇日に出張の予定が入っているため出席が叶いません。
せっかくのお誘いにもかかわらず大変申し訳ございません。
今後このような機会がございましたら、その際はぜひ出席させて頂きたいと思います。
またのお誘いを心よりお待ちしております。
メールでのご連絡で大変恐縮ではございますが、ご盛会を心よりお祈り申し上げます。
取り急ぎお詫びとご連絡を申し上げます。
まとめ
懇親会の欠席の返事は、返信ハガキでもメールでも早めに出します。
返信期限内だったらギリギリでもいいというわけではありません。
ましてや返信期限を過ぎたり、返信しないなんてことがあってはいけません。
早く返信をもらえれば、それだけ幹事は準備がしやすいのです。
言葉だけの幹事への労いではなく、心からの労いとして返信は早めに出しましょう。
