長時間の会議で、結局中身がなかった・・・なんてことはありませんか？
意味のない時間を過ごすことほど、もったいないことはありませんよね。
実のある会議にするためには、アジェンダが必要不可欠です。
書き方がわからない方やテンプレートをお探し中の方もいると思います。
今回は、アジェンダのテンプレートをご紹介します。
アジェンダって何？
初めて聞くという方もいるかもしれません。
アジェンダとは、会議の目的やスケジュールが書かれたものです。
会議の目的をはっきりとさせて、話し合いが脱線することを防ぎます。
また、事前に配布することで、参加者は会議の準備をすることができます。
アジェンダは、よりよい会議にするために作成するものです。
では、もう少し詳しく見ていきましょう。
アジェンダに必要な項目
アジェンダを作成する上で、必要な項目は決まっているのでしょうか？
最低限織り込むといいものを以下にまとめてみました。
会議名
一目で何について話し合うのかわかるものにします。
会議の目的からかけ離れた名称にしてしまうと、会議自体が曖昧になり兼ねません。
会議の目的
簡潔に書くことで、読み手に伝わりやすくなります。
参加者は、目的を読んで参加の可否を決めることもあるため重要な項目です。
会議の参加者
会議に出席するメンバーを明記します。
自分の名前があることで、会議の準備やスケジュール調整をすることができます。
会議時間（全体）
参加者がスケジュール調整をするためにも必要な項目です。
会議の日時は間違いのないように伝えましょう。
議題ごとの時間
全体の会議時間だけではなく、議題ごとに細かく決められた時間を明記します。
議題ごとに時間が決められているため、より濃い話し合いが期待できるでしょう。
議題
何について話し合うのかを明記します。
議題が多すぎると、会議の目的がぼやけてしまうため注意が必要です。
配布資料
事前に配布し、参加者に目を通しておいてもらうことが望ましいです。
そうすることで会議が効率的に進み、参加者も会議の準備がやりやすくなります。
まとめ
アジェンダのテンプレートをご紹介しましたが、いかがでしたか？
今回ご紹介したものがアジェンダの『絶対』ではありません。
会議の目的や議題によっては、項目が増えたり減ったりします。
多くの参加者が集まるからと議題を詰め込みすぎるのはＮＧです。
会議全体の時間は限られているので、１つの議題にかけられる時間が短くなります。
そのため十分な議論ができず、中身のない会議になってしまうでしょう。
アジェンダと聞くと難しいものという印象を受けるかもしれません。
しかし、テンプレートを１つ持っていれば作成しやすくなります。
今回ご紹介したテンプレートがアジェンダ作成の一助となりましたら幸いです。
