会議の議事録は後々の内容確認と、出席できなかった人への伝達など大切な会社資料となります。代表的なフォーマットの項目を紹介します。
定番の必須項目
まず冒頭から、会議名称、開催日、時間、場所、出席者、議題の順番に項目を並べます。時間は「○時○○分～○時○○分」と書けるようにします。出席者のところには、該当者でありながら欠席となった人の名前を別途入れます。議題は、複数議題について番号を振っておきます。この番号が議事内容の番号と一致するようにすると見やすくなります。
議事内容のスペースは大きく確保
議題に振った番号に従って議事内容を書き込めるようにします。各議題ごとに数行書けるようにして余裕をもってスペースを確保しておきます。発言要旨のみ記入し、ポイントとなる発言は発言者を記入できるよう欄を作っておきます。最後の行に結論を記入し、決定、先送り、再検討、精査など書きますが必ず理由があるので特記的に書けるような欄を作ると便利かもしれません。また、各議題とともに提出された関連資料があることを示す欄を作り、資料名を記入します。
補足欄と次回への申し送り事項
補足欄は、会議全体を通して補足的なものがあれば記入する欄です。たとえば議長、座長である上司から、集合時間を守るように特別に指示があったなど直接会議や議題と関係ないが、記録として残しておきたい欄です。そして最後が次回開催予定と申し送り事項を記入します。
まとめ
議事録といえば会議終了後にまとめて書くイメージがありますが、あらかじめわかる部分は会議前に作成したフォーマットに打ち込んでおき、会議の進行に合わせてパソコンに打ち込んでいく方法が推奨されていますのでご参考まで。
