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シフト表 作成方法【効率的・簡単アイディア集】

シフト表 作成方法【効率的・簡単アイディア集】

会社などでの勤務シフトって、作るのが大変ですよね? 仕事が効率的に進むようにシフトを組んでも、スタッフから苦情が出たり思ったように進まなかったり。うまく回るシフトの作成方法が知りたくありませんか?

今回は、そんなシフト管理者の為に役に立ちそうなシフト表作成方法をまとめてみました。

まずは労務管理と業務内容に目を向ける

もっとも効率的なシフト表を作るには、まず業務や作業の割り当てと人員の適材適所を考える必要があります。例えば、どの部署に無駄な人員が配置されていて、どの部署が手薄になっているのか。

また、不慣れなスタッフを教育しつつ仕事をカバーできるベテランスタッフが配置されているかなど、実際の現状を様々なデータや実績から慎重に分析し、継続的、かつ、統括的に仕事を進めて行けるように考えましょう。

アルバイトやパート職員の全ての希望を組み込むと破たんを来す

正社員や派遣社員は立場もあり、基本的に管理者が作成したシフトに対しあまり文句は言いませんが、アルバイトやパート職員も雇っている企業ではなかなかそうもいきません。

個々が自己都合でシフト希望を出してきますから、それを全て丸呑みにしてシフトを作ると、仕事はうまく進まなくなってしまいがちです。 これらの問題を解決する為には、各々の立場を明確にして理解させ、自分の役割を自覚させる雇用者側の努力が不可欠です。

全員に仕事に対する責任感と連帯感を持たせる

個々が仲間のことを考えず勝手なシフト希望を出してくるようでは効率の良いシフト表は作れません。また、入りたいだけ入れてしまえば人件費ばかりがかかって会社は成り立たなくなってしまいます。自分たちがしている仕事にしっかりと責任感を持たせ、誰かが休む時は自分たちがカバーする。カバーしてもらった人は今度は誰かのカバーをするという連帯感も持たせるようにし、全員が協力する体制を管理者が作っておく必要があります。

例えば「急に休まなくてはならなくなった場合は、代わりの人を探して連絡する」や、「契約時に提出してもらった出勤不可能な曜日以外は、月に5日までしか出勤不可をださないようにする」など、事前にルール付けしておけば、その体制を守る人は増えるでしょう。

まとめ

まずはじめの作成方法として、実際の仕事量や内容から判断し、各人員の能力や経験を見据え、適材適所に人員を配置することから始めてみましょう。例えばAという部署内でも重要な部分(時間帯)にはその分野のベテランを配置し、他の部分(時間帯)にはアルバイトやパート職員でも出来る仕事を割り振った上で、それらのスタッフの希望も考慮しながら人員を配置してみましょう。

また、その際には個々にかかる人件費から算出した総合的な人件費も考慮すると、より効率的なものになりますよ。

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