社員旅行は、社内行事の中でももっとも大きいものでしょう。
幹事として、ある程度の準備が進んだ段階で忘れずに行いたいのが案内状の発送です。
案内状はどのように作成したら良いでしょうか。
社員旅行
あなたは、たかが社員旅行の幹事と思うかもしれません。
しかし、その考えは改めたほうが良いかも知れません。
幹事になったとしたら、その成否は社内行事といえども、仕事の出来・不出来と同等に見られることもあります。
しっかりと準備を進め、滞りなく進めることができれば、あなたの評価も一段上がることでしょう。
日程が決まり、場所の仮予約が終われば今度はいよいよ案内状を発送します。
案内状の発送では、どのようなことに注意したら良いでしょうか。
案内状
社員旅行となれば、この段階である程度の社員が都合がつく日を設定していることと思います。
しかし、都合がつくと言ってもそれは、その日程の仕事を空けられるということです。
その分、相手先と関わる仕事などは、前倒しで進めたり、先方に連絡したりと作業が発生します。
案内状の発送はできるだけ早く済ませましょう。
案内状の形態としては、今はメールで行われることも一般的です。
社内でグループウェアを導入していれば、そのメッセージ機能やお知らせ機能も使えます。
もちろん、紙に印刷して、回覧したり、配布したりすることもできます。
いずれの形態でお知らせするにしても、必要事項がもれないようにきちんとした文書として作成しましょう。
どのように作成すれば良いか、その例をテンプレートとして示します。
案内状テンプレート
日付（右寄せ）
宛名（例：社員各位）
発送先（右寄せ）
「平成30年度 社員旅行のお知らせ」（センター）
梅雨も明けいよいよ夏本番です。今年度も、恒例となりました社員旅行を行います。
今年は社員の皆様からの要望を踏まえ○○温泉に行くことにいたしました。
日頃の疲れをリフレッシュするとともに、親睦を深める良い機会となりますので、ぜひご参加ください。
下記の通り実施いたしますので、○月○日までに出欠をお知らせください。
記（センター）
１．日時：○月○日（○）～○月○日（○）
２．場所：○○温泉
３．宿泊施設：○○グランドホテル（住所と電話番号を併記）
４．日程（一日目：○○→○○→○○・・・）
５．集合：本社駐車場、○時
６．解散：本社駐車場、○時予定
７．申し込み：総務部〇〇宛に○月○日まで、課内でとりまとめてご報告ください。
８．連絡事項：（注意すべきことなどを箇条書きで行うが、持ち物など細かいことは別途案内でも良い。）
まとめ
必要事項がもれた案内状を出せば問い合わせが多くなり、その対応に時間を割かれます。
テンプレート化しておくことでもれなく案内状を発送することができます。
上のテンプレートを参考に自社の状況を反映したオリジナルのテンプレートを作成しておきましょう。
