予定していた懇親会等のイベントが、台風接近などの悪天候やインフルエンザやノロウイルス者が多数出たなどの理由で延期になってしまう場合があると思います。その際、延期になってしまった理由とともに、延期になったことを参加者へ案内する必要があります。
しかし、さあ作成するぞ！となったときに、悩んでしまうこともあると思うので、ここでは、いざというときに使える例文とともに、延期の場合の案内文についてまとめてみました。
作成するにあたってのポイント
延期や中止のお知らせは、急を伴う場合が多く、速やかにお知らせするものなので、簡潔なものでよいです。が、参加予定者の立場に立った書き方を考慮することも大切です。また、いくら案内を送っても、当日会場まで足を運ぶ方も少なからずおられます。
なので、会場にも、扉に張り紙を貼ったり、案内板等で開催状況を知らせる必要があります。
台風等の急な悪天候が理由の場合
台風や悪天候で延期せざるを得ない場合は、前日や当日に急遽延期の旨を案内する場合があります。
「本日○○日開催の懇親会ですが、台風○○号が勢力を維持したまま○○地方に接近するとの予報を受けて、参加者の安全を考慮した結果、止む無く延期させて頂くこととなりましたので、お知らせいたします。
楽しみにされていた皆様には、多大なご迷惑をおかけいたしますこと、また懇親会当日になりましたことを心より深くお詫び申し上げます。
なお、同懇親会につきましては、日を改めて行う予定です。
開催日が決まり次第、改めてご案内いたしますので、よろしくお願い申し上げます。」
インフルエンザ等が理由の場合
「○○日開催を予定しておりました懇親会ですが、インフルエンザの感染拡大が著しい状況を受けて、止む無く延期する運びとなりましたので、お知らせいたします。
なお、状況が改善されましたら、改めて日程をお知らせいたしますので、それまでしばらくお待ちください。
楽しみにされていた皆様におかれましては、誠に申し訳ございませんが、未曾有のことでもあり、何とぞご理解いただきますようお願い申し上げます。」
開催側の諸事情が理由の場合
「先日ご案内申しあげました、○○日開催予定の懇親会ですが、【・・・のため（理由を説明、または諸事情とする）】延期することとなりましたので、お知らせいたします。
お忙しい中、参加をご検討してくださっていた皆様には大変ご迷惑をおかけし申し訳ございません。
後日改めて開催する予定ですので、日程が決まり次第、再度ご連絡させて頂きます。誠に申し訳ございませんが、ご理解いただきますようよろしくお願い申し上げます。」
まとめ
延期理由が何にせよ、参加を決めておられた方は、その日を楽しみに待ってくださっていた方も多いですし、その日に向けて自身の予定を調整したりと、準備を進めて下さっている方も多いので、きちんとした理由を伝えるとともに、申し訳ないという気持ちをしっかりと伝える文面にすることが大切です。
いざ作成するときは、延期理由によって作成内容も異なりますので、注意しながら作成しましょう。
