壮行会と送別会はよく混合されがちですが、名前が違うとおり意味もちがってきます。
簡単に言うと、送別会は「さようなら」であり、壮行会は「行ってらっしゃい」になります。
企業等で考える場合、送別会は退職や転職等での別れであり、壮行会は出張や研修等へ送り出してあげる為の会合のことです。壮行会の幹事を任されたのならば、ここを間違って認識していると、主賓への失礼に当たるので気をつけるべきことです。そして、幹事がスムーズな進行で壮行会を進めるならば、主賓を気持ちよく送り出してあげることが出来るでしょう。
進行についての気をつけるべきポイントを見てみましょう。
進行の段取り
幹事をする上で必要なことは、しっかりとした事前準備と当日への段取りがあります。
「いつ何をするのか」「誰に何をしてもらうのか」「リハーサルが必要なことはあるだろうか」と、事前にしっかりと準備しておくことが出来ます。挨拶の依頼にしても、必要な役職の方へ事前にお願いをし、当日誰かが欠席になった場合に備えて、代わりの人への話もそれとなく付けておくと良いでしょう。会場が小洒落ているならば、締めの挨拶での手締めの音頭を控えてもらう等も考えられます。
その日に行う事全てを書き出した、自分用のカンペを用意しても良いです。そして、突発的なことは控えて、基本的には用意した流れに沿って進行しましょう。
主賓を中心に
幹事は会合での司会者役であり、まとめ役ではありますが、あくまでも主賓が会合の中心になるように心がけるべきです。場を盛り上げるのは良いですが、主張しすぎることなく、注目は出来るだけ主賓に集まるようにしましょう。
時には、自分の存在感を薄くするのも必要です。
最後に
事前準備をしっかりとしていたとしても、当日は色々な想定外なことも起こることでしょう。
お酒を飲む場であるならば、何が起きても不思議ではありません。出来るならば、会場全体の雰囲気に常に気を配っておきたいものですが、完全に出来ることではありませんので、その場合は、自分以外の幹事経験者や先輩等にお願いしておくのも大切なことです。
そして、壮行会は仲間が新しいことへの挑戦をしに行く際の、激励を送る場であることを意識することも重要なことです。
会合の閉会にあたる締めの言葉は幹事役がこなしますので、最後の最後まで、主賓を心地よく送り出せるように工夫を凝らしましょう。そうするならば、素晴らしい壮行会となることでしょう。
